Chuỗi bán lẻ thời trang quốc tế GOSUMO triển khai MBW Next ERP + POS

Về Công ty Cổ phần Thời trang Hạ Vàng

Thành lập năm 2003, Hạ Vàng phân phối và bán lẻ nhiều thương hiệu thời trang quốc tế tại Việt Nam, tiêu biểu là Furla và Geox. Doanh nghiệp hiện có hơn 40 cửa hàng đặt tại các trung tâm thương mại lớn trên cả nước. Bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng là kênh kinh doanh chính, bên cạnh website và các sàn thương mại điện tử.

Các thương hiệu trong hệ thống Hạ Vàng:

Thông tin dự án

Kênh bán chính

Chuỗi cửa hàng bán lẻ trực tiếp

Kênh bán mở rộng

Website và thương mại điện tử

Phân hệ triển khai

• Mua hàng
• Tồn kho
• Bán hàng
• POS bán lẻ
• Nhân sự
• Dashboard báo cáo

Định hướng

Quản trị tập trung, chuẩn hóa dữ liệu gốc hàng hóa, kết nối POS tại cửa hàng với ERP trung tâm và xây dựng hệ thống báo cáo phục vụ điều hành.

Bài toán quản lý SKU và bán lẻ ngành thời trang

Trong chuỗi bán lẻ thời trang, mỗi cửa hàng là một nơi liên tục phát sinh dữ liệu: mỗi giao dịch đều kéo theo tồn kho, giá bán, khuyến mãi, thông tin khách hàng, doanh thu và thanh toán. Cửa hàng càng nhiều, khối lượng dữ liệu mỗi ngày càng lớn.

Với Hạ Vàng, độ khó không chỉ đến từ hơn 40 điểm bán mà còn từ danh mục hơn 4.000 mã sản phẩm, được chia theo chất liệu, màu sắc, kích cỡ và quy chuẩn mã của nhà cung cấp, lại thay đổi liên tục theo từng mùa. Thêm vào đó là đội ngũ nhân sự đông và nhiều chương trình khuyến mãi chồng lên nhau. Chẳng hạn:

• Một chương trình khuyến mãi có thể áp dụng cho nhiều cửa hàng, nhiều thương hiệu, nhiều nhóm hàng hoặc hàng nghìn mã cùng lúc.
• Một sản phẩm cần được theo dõi đồng thời theo lô, mùa, biến thể và vị trí trong kho.
• Hàng nhập về theo mã chung của nhà cung cấp nước ngoài, nhưng phải tách thành mã chi tiết để quản lý tồn và phân bổ về cửa hàng.

Từ đó, Hạ Vàng cần một hệ thống xử lý được sáu nhóm yêu cầu chính:

• Biến thể SKUMa trận size, màu và mã hàng của nhà cung cấp
• Danh mục tăng theo mùaLưu trữ và xử lý mã hàng mới sau mỗi mùa bán
• Mua hàng và repackTách mã chung từ nước ngoài thành SKU chi tiết
• Hàng lỗiCách ly, đổi barcode và đặt giá bán riêng
• Khuyến mãi chồng chéoGiữa chương trình của thương hiệu, POS và kho
• Báo cáo đa chiềuTheo thương hiệu, mùa, SKU và cửa hàng

Hệ thống cũ không đủ linh hoạt cho những yêu cầu này, buộc nhân viên làm thêm nhiều thao tác thủ công ngoài phần mềm. Hệ quả là dữ liệu bị phân mảnh, báo cáo chậm, sai lệch khó kiểm soát và ban lãnh đạo thiếu bức tranh rõ ràng để ra quyết định. Doanh nghiệp cần một nền tảng trung tâm vừa chạy được POS tại cửa hàng, vừa kết nối ERP để quản lý mua hàng, tồn kho, khuyến mãi, khách hàng, nhân sự và báo cáo, và phải tùy chỉnh sâu được theo cách vận hành riêng.

Giải pháp MBW Next ERP + POS

MBW Next được triển khai tại Hạ Vàng theo mô hình ERP x POS nhằm thay thế các phần mềm cũ và xây dựng nền tảng dữ liệu tập trung. Phạm vi dự án xoay quanh các nghiệp vụ cốt lõi:

Mua hàng

• Quản lý trọn luồng mua hàng nước ngoài: yêu cầu mặt hàng, đơn mua, hóa đơn mua, thông báo hàng về và nhập kho, kèm phê duyệt nhiều cấp theo quy trình nội bộ.
• Lưu thông tin nhà cung cấp và kế hoạch nhập hàng.
• Xử lý mã hàng sau nhập khẩu: dựng lại mã, bổ sung thông tin, phân loại và tạo danh sách SKU chi tiết theo nghiệp vụ repack.

Tồn kho

• Quản lý dữ liệu hàng hóa theo size, màu, chất liệu, thương hiệu và mùa, mỗi biến thể là một SKU riêng.
• Tổ chức đa kho: kho công ty, kho cửa hàng, mã kho cửa hàng và mã kho thương hiệu.
• Quản lý tồn đầu kỳ, lịch sử mua hàng, điều chuyển nội bộ và vị trí hàng theo line hàng, quầy kệ hoặc sức chứa.
• Theo dõi thời gian lưu kho, cảnh báo hàng tồn và báo cáo tồn kho theo thời gian thực.

Bán hàng và khuyến mãi

• Thiết lập khuyến mãi theo POS, thương hiệu, nhóm sản phẩm, kho, cửa hàng hoặc từng mã hàng.
• Cấu hình điều kiện, cho phép áp dụng đồng thời hoặc đặt thứ tự ưu tiên giữa các chương trình.
• Quản lý chương trình quy mô lớn cho hàng nghìn SKU với nhiều mức chiết khấu, và import một lần cho nhiều cửa hàng hoặc kho.

POS bán lẻ

• Nhân viên cửa hàng bán hàng, thanh toán, quản lý ca và ghi nhận thông tin khách ngay tại điểm bán.
• Giao dịch bán và trả hàng đồng bộ về ERP theo thời gian thực, tự sinh chứng từ kho và kế toán.
• Tự áp dụng khuyến mãi theo điều kiện đã cài đặt, giảm nhầm lẫn tại quầy.
• Thanh toán nhiều phương thức và tích hợp hóa đơn điện tử.

Dashboard và báo cáo

• Báo cáo mua hàng, bán hàng và tồn kho theo ngành hàng, nhãn hiệu, sản phẩm, mùa, xu hướng và điểm bán.
• Dashboard tổng quan giúp ban lãnh đạo nắm tình hình vận hành theo thời gian thực.
• Phân tích hiệu quả kinh doanh theo mùa, sản phẩm, thương hiệu và cửa hàng để ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Tùy chỉnh theo đặc thù vận hành của Hạ Vàng

ERP x POS chỉ phát huy hiệu quả khi bám sát cách doanh nghiệp làm việc. Vì vậy, ngoài các phân hệ tiêu chuẩn, MBW Digital đã nâng cấp và tùy chỉnh thêm nhiều chức năng cho Hạ Vàng.

• Xử lý và khuyến mãi cho hàng lỗiNhân viên đánh dấu được hàng lỗi và áp dụng mức giảm theo quy tắc riêng. Hệ thống bổ sung bộ lọc lô và giá trong repack, tự tạo giá bán cho hàng lỗi.
• Quản lý hàng theo lô và mùaThông tin mùa được tự động gắn vào lô khi nhập kho hàng mua, giúp xem báo cáo kho và bán hàng theo từng mùa.
• Một chương trình khuyến mãi cho nhiều khoÁp dụng cùng lúc cho nhiều kho, triển khai nhanh và nhất quán trên hơn 40 cửa hàng thay vì cài từng nơi.
• Kế thừa chương trình khách hàng thân thiếtGiữ nguyên chương trình loyalty sẵn có, hiển thị hạng và điểm trên hồ sơ khách, tự nâng hạng theo điều kiện.

Tổng kết

Dự án đưa Hạ Vàng từ hệ thống cũ khó tùy chỉnh sang một nền tảng ERP x POS thống nhất, nơi dữ liệu bán lẻ tại cửa hàng chảy thẳng về hệ thống quản trị trung tâm. Với quy mô hơn 40 cửa hàng, hơn 4.000 mã sản phẩm, nhiều thương hiệu và chương trình khuyến mãi, MBW Next giúp doanh nghiệp quản trị tập trung, chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa, vận hành bán lẻ trơn tru hơn và ra quyết định dựa trên báo cáo.

Được xây dựng trên nền tảng ERPNext và bản địa hóa theo chuẩn vận hành, kế toán Việt Nam, MBW Next vừa đáp ứng nghiệp vụ cốt lõi, vừa mở rộng được theo đặc thù riêng của từng doanh nghiệp.