MBW Next nâng cấp hệ thống dashboard cho chuỗi bán lẻ theo từng cửa hàng, thương hiệu

Bài toán quản trị của doanh nghiệp bán lẻ đa chi nhánh

Với chuỗi bán lẻ nhiều chi nhánh và nhiều thương hiệu, một con số doanh thu tổng không đủ để biết việc kinh doanh đang ra sao. Nhà quản lý cần đọc được ba lớp dữ liệu:

• Lớp cửa hàng: mỗi điểm bán có doanh thu, tồn kho, lượng khách và hiệu quả vận hành thế nào.
• Lớp thương hiệu: cùng một cửa hàng bán nhiều thương hiệu, mỗi thương hiệu có mức giá, tốc độ bán và biên lợi nhuận khác nhau.
• Lớp SKU: sản phẩm chia theo mùa vụ và thuộc tính, hiệu quả bán của từng mã là bao nhiêu.

Phần lớn doanh nghiệp vẫn tổng hợp báo cáo bằng sức người: bộ phận bán hàng và kho tự tổng hợp số liệu gửi quản lý cửa hàng, quản lý đối soát rồi gửi về công ty, kế toán hoặc admin hợp nhất lần nữa trước khi trình lãnh đạo. Cách làm này kéo theo bốn vấn đề quen thuộc:

• Mỗi bộ phận tổng hợp một kiểu. Quản lý vùng xem theo cửa hàng, phòng mua hàng xem theo thương hiệu. Khi mỗi bên tự làm trên Excel, số liệu dễ lệch do khác cách tính hoặc khác thời điểm chốt.
• Báo cáo chậm nên quyết định cũng chậm. Nếu chỉ tổng hợp cuối tuần hoặc cuối tháng, khó phát hiện sớm cửa hàng giảm doanh số, thương hiệu bán chậm hay tồn kho bất thường.
• Dữ liệu đa kênh nằm rời rạc. Doanh thu từ POS, website và sàn thương mại điện tử tách biệt khiến việc đánh giá theo cửa hàng, sản phẩm và kênh bán thiếu chính xác.
• Khó phân quyền báo cáo theo cấp. Nhân viên cửa hàng chỉ nên xem dữ liệu điểm bán của mình, quản lý vùng xem các chi nhánh phụ trách, ban giám đốc xem toàn hệ thống.

Hệ thống dashboard cho chuỗi bán lẻ trên MBW Next

Với kiến trúc ERP kết hợp POS và khả năng quản lý tập trung mọi cửa hàng trên một hệ thống, dữ liệu bán hàng tại POS liên thông về back-office theo thời gian thực. Nhờ đó số liệu toàn chuỗi nằm ở một nơi, dữ liệu khách hàng, tồn kho, chứng từ, hóa đơn và công nợ luôn đồng bộ, còn báo cáo thì cập nhật tức thời và xem được từ bất kỳ đâu.

1. Dashboard doanh thu theo từng cửa hàng

• Năm chỉ số tổng quan: tổng doanh thu, số hóa đơn, số sản phẩm bán ra, số khách đã mua và giá trị trung bình mỗi hóa đơn.
• Bảng xếp hạng cửa hàng theo doanh thu, nhận biết nhanh điểm bán dẫn đầu và điểm bán đang yếu.
• Biểu đồ tỷ trọng doanh thu, cho thấy 5 cửa hàng đóng góp lớn nhất và phần còn lại của chuỗi.
• Bảng dữ liệu chi tiết theo từng cửa hàng, xuất Excel được khi cần đối chiếu.

2. Dashboard phân tích theo thương hiệu

• Doanh thu và tỷ trọng đóng góp của từng thương hiệu.
• Xu hướng doanh thu theo tuần để nhận ra thương hiệu đang tăng trưởng hay chững lại.
• Top 10 thương hiệu theo số lượng sản phẩm bán ra.
• Bảng dữ liệu chi tiết và xuất Excel.

Điểm đáng chú ý là thương hiệu dẫn đầu doanh thu chưa chắc dẫn đầu sản lượng. Một thương hiệu phân khúc cao có thể mang về doanh thu lớn dù bán ít sản phẩm, trong khi thương hiệu phổ thông bán nhiều nhưng giá trị thấp hơn. Đặt hai góc nhìn cạnh nhau giúp kinh doanh và mua hàng có cơ sở lên kế hoạch nhập hàng.

3. Bộ lọc đa chọn để phân tích theo nhiều chiều

Dữ liệu lọc được theo khoảng thời gian, cửa hàng, công ty, thương hiệu và nhóm sản phẩm, mỗi tiêu chí chọn được nhiều giá trị cùng lúc. Ví dụ, quản lý có thể xem riêng 3 cửa hàng tại Hà Nội với 2 thương hiệu cụ thể trong tháng hiện tại, không cần xuất dữ liệu rồi dựng thêm báo cáo mới. Khi mở dashboard, hệ thống mặc định hiển thị dữ liệu từ đầu tháng đến hiện tại.

4. Doanh thu tại cửa hàng và online trên cùng dashboard

Đơn hàng từ sàn thương mại điện tử được ghi nhận về đúng điểm bán, nên doanh thu online và doanh thu bán trực tiếp theo dõi chung trên một dashboard thay vì tổng hợp riêng từng kênh. Điều này đặc biệt hữu ích với chuỗi mà một cửa hàng vừa bán tại quầy vừa xử lý đơn online.

Từ báo cáo đúng tới quyết định đúng

Lợi ích theo từng vai trò

• CEO và ban giám đốc: theo dõi doanh thu toàn chuỗi, từng cửa hàng và từng thương hiệu mà không phải chờ tổng hợp. Bảng xếp hạng và biểu đồ tỷ trọng cho biết doanh thu đang tập trung hay phân bổ đều, phục vụ quyết định mở rộng cửa hàng và cơ cấu danh mục.
• Quản lý vùng và quản lý cửa hàng: so sánh nhanh các cửa hàng trong phạm vi phụ trách theo doanh thu, số hóa đơn, lượng khách và giá trị trung bình mỗi hóa đơn. Doanh thu thấp do ít khách hay do đơn hàng nhỏ là hai vấn đề cần cách xử lý khác nhau.
• Bộ phận mua hàng: theo dõi doanh thu, sản lượng và xu hướng theo tuần của từng thương hiệu, so sánh thương hiệu dẫn đầu doanh thu với thương hiệu bán nhiều nhất để lên kế hoạch nhập hàng.
• Nhân sự vận hành: tự xem báo cáo trong đúng phạm vi được phân quyền, giảm các bước tải dữ liệu, tổng hợp Excel và đối chiếu thủ công.

Case study: GOSUMO vận hành dashboard chuỗi bán lẻ

GOSUMO là chuỗi bán lẻ thời trang phân phối nhiều thương hiệu quốc tế với hơn 40 cửa hàng toàn quốc. Khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp triển khai MBW Next để đưa hoạt động bán hàng và quản trị điểm bán về một hệ thống thống nhất.

Trong quá trình nâng cấp, MBW Next phát triển dashboard tập trung với hai góc nhìn quản trị:

• Theo từng cửa hàng: doanh thu, hóa đơn, số sản phẩm bán ra, số khách và giá trị trung bình mỗi hóa đơn, so sánh hiệu quả giữa hơn 40 điểm bán.
• Theo từng thương hiệu: doanh thu, sản lượng, tỷ trọng đóng góp và xu hướng theo thời gian, làm cơ sở cho kế hoạch nhập hàng và phân bổ sản phẩm.

Nhờ đó GOSUMO theo dõi hiệu quả kinh doanh theo cửa hàng và theo thương hiệu trên cùng một hệ thống, thay vì tổng hợp nhiều báo cáo rời rạc như trước.

Kết luận

Khi chuỗi mở rộng về số lượng cửa hàng, thương hiệu và kênh bán, dữ liệu chỉ có giá trị nếu người quản lý nhìn thấy đúng thông tin mình cần vào đúng lúc cần quyết định. Hệ thống dashboard trên MBW Next giúp tập trung dữ liệu về một nền tảng, theo dõi chi tiết theo từng cửa hàng và từng thương hiệu, phân tích linh hoạt theo nhiều chiều, nhờ đó giảm phụ thuộc vào báo cáo tổng hợp thủ công và phát hiện sớm biến động kinh doanh.