Dòng tiền trong doanh nghiệp bán lẻ đi qua 5 cấp
Mỗi giao dịch bán hàng chỉ là điểm khởi đầu của một chu kỳ tài chính. Sau khi khách thanh toán tại cửa hàng, doanh thu được ghi nhận và dòng tiền bắt đầu chảy lên các cấp cao hơn, kéo theo hàng loạt nghiệp vụ đối soát, nộp tiền và hạch toán:
- Khách hàng: thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử hoặc điểm thành viên.
- Cửa hàng POS: ghi nhận giao dịch, quản lý quỹ tiền mặt, đóng ca, đối soát doanh thu và nộp tiền về chi nhánh.
- Chi nhánh: tổng hợp dòng tiền từ các cửa hàng, quản lý ngân sách, chi phí vận hành và điều phối dòng tiền nội bộ.
- Tổng công ty: kiểm soát dòng tiền toàn hệ thống, quản lý công nợ, thanh toán nhà cung cấp và theo dõi hiệu quả tài chính từng đơn vị.
- Nhà cung cấp: nhận thanh toán theo công nợ, khép lại một chu kỳ dòng tiền.
Khi dữ liệu ở năm cấp này nằm trên nhiều hệ thống khác nhau, doanh nghiệp gần như không trả lời ngay được những câu hỏi quan trọng: tiền đang kẹt ở đâu, bao nhiêu tiền đã thu nhưng chưa đối soát, bao nhiêu công nợ đã đến hạn, và những ngày tới có đủ tiền để chi trả hay không.
Đó mới là thước đo năng lực quản trị tài chính của một chuỗi bán lẻ, chứ không chỉ là con số "hôm nay bán được bao nhiêu".
8 nút thắt khiến quản trị dòng tiền kém hiệu quả
Ở quy mô vài cửa hàng, doanh nghiệp vẫn xoay xở được bằng quy trình thủ công hoặc vài phần mềm rời rạc. Khi số cửa hàng, chi nhánh và pháp nhân tăng lên, các điểm nghẽn bắt đầu lộ ra:
- Tiền bị treo tại POS, chi nhánh hoặc ví điện tử trung gian trước khi về tổng công ty.
- Nhiều phương thức thanh toán khiến thời gian ghi nhận và đối soát không đồng nhất.
- Rủi ro thất thoát tại điểm bán do sai lệch đóng ca, bàn giao ca hoặc gian lận.
- Công nợ nhiều cấp, nhiều pháp nhân khiến đối chiếu và thu hồi mất thời gian.
- Ban lãnh đạo không có dữ liệu dòng tiền theo thời gian thực để ra quyết định.
- Thanh toán và cấn trừ công nợ nội bộ dễ sai sót khi xử lý bằng Excel.
- Dữ liệu bán hàng, ngân hàng và kế toán phân tán khiến kế hoạch thanh toán nhà cung cấp thiếu chính xác.
- Chi phí vận hành từng cửa hàng, chi nhánh khó theo dõi song song với doanh thu và dòng tiền.
ERP kết hợp POS: từ quản lý giao dịch sang quản trị dòng tiền
Để xử lý các bài toán trên, doanh nghiệp cần nhiều hơn một phần mềm bán hàng. MBW Next kết nối mua hàng, kho hàng, tài chính kế toán, công nợ và bán hàng POS trên cùng một nền tảng dữ liệu, để luồng hàng và luồng tiền được quản trị xuyên suốt. Cụ thể, doanh nghiệp có thể:
- Theo dõi dòng tiền liền mạch từ khách hàng, cửa hàng POS, chi nhánh, tổng công ty đến nhà cung cấp.
- Mỗi giao dịch tại POS phát sinh bút toán kế toán tương ứng ngay, không cần đối soát thủ công.
- Quản lý công nợ khách hàng, công nợ nội bộ và công nợ nhà cung cấp trên cùng một hệ thống.
- Theo dõi chi phí, doanh thu và lợi nhuận theo từng cửa hàng, từng chi nhánh.
- Xem dashboard tài chính tập trung để ban lãnh đạo nắm tình hình dòng tiền tức thời.
Thay vì chỉ biết đã bán được bao nhiêu, ban lãnh đạo kiểm soát được tiền đang ở đâu, ai đang giữ, khi nào được đối soát và khi nào về tài khoản doanh nghiệp. Đó là nền tảng để vận hành chuỗi bán lẻ minh bạch và có khả năng mở rộng.
